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何为无纸化会议系统
2019/6/6 14:13:49 次浏览

    广州声视电子科技有限公司无纸化会议系统是使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。 其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议发言、签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、视频同步、投票表决等功能。主要使用移动终端在局域网内建立的会议交互场景应用,实现文件分发、会议签到、投票表决、呼叫服务功能。技术性主要利用会议传输要求的保密性,文件需要加密,转换成为自定义的格式浏览,防止文件泄露。文件同步技术主要依靠触屏轨迹跟踪技术和触屏轨迹仿真模拟技术实现,达到流量控制的目的。


一、无纸化会议系统概念
 CDRPA品牌无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是:会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器,选择席位显示或称异步显示时,由与会者自行操作该智能终端,此时,该智能终端如同一台独立使用的标准计算机,每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。
 CDRPA品牌无纸化会议系统涵盖的设备包括音响系统、视频系统、发言会议系统、提供会议服务和会议辅助工具的软件系统以及每个席位的屏幕升降或翻转系统、用于公共显示的投影系统或拼接屏,此外网络交换机、中控系统、影碟机、视频矩阵也是会议室中经常需要配置的设备。
 如何实现和构建无纸化会议系统,各类系统集成商、软件开发公司已经做了很多尝试。无纸化会议系统,首先应该是一套智能会议系统。这里的智能不仅仅是对会议室所用设备实现智能管控,也不仅仅是对会议流程提供智能工具和服务,更重要的是要能够实现会议过程、使用方式、甚至是资料检索、会议决策的智能化。同时会议系统必须适应、兼容信息技术发展的日新月异、软件产品的应接不暇,以及由于互联网、云计算、大数据的出现,使后台数据、信息资源爆炸性的增长而提出的智能决策。
 以液晶触摸显示终端(液晶触摸显示屏、会议平板等)为中心,整合高清视频及统一通信功能、智能多屏交互共享功能、智能会议室中控、音视频采集和扩声系统等,形成一个“以人为本”的智能化会议体验。其最大程度地在智能显示终端上集成会议多功能(视频签到、呼叫服务、投标表决、短信收发、文档异步查看、会议资料同步显示及手写批注、视频点播或直播、上网浏览,会议发言等)并以模拟仿真的UI形式提供给用户最自然的人机交互界面(支持电容屏多点双指缩放、划屏翻页阅读批注、发送及保存等操作),同时还实现了手机、平板电脑、笔记本电脑等移动终端与智能显示终端的协同工作、智能共享和交互控制。
以下为目前主流的两种形式,第一种折叠式,第二种升降式,均支持手动调整仰角,便于观看角度。


二、系统特色无纸化的目的与意义
提高效率:在无纸化和数字化进程中,在工作中会大大提高工作效率;
实现环保:造纸会造成环境污染,从工作和生活中减少纸制品的使用对环保有非常重大的意义。


三、系统特色
系统采用BS架构、Web访问,基于Windows系统研发无需安装客户端的无纸化会议终端;
采用LG触控屏,支持1920×1080高清分辨率与IPS全视角显示,具备10点电容触控功能;
后屏采用10.1英寸LG触控屏,支持1280×800高清分辨率与IPS全视角显示,具备10点电容触控功能;
采用铝合金超薄分体式设计,CNC精雕一体成型,阳极氧化工艺处理,整体厚度小于7mm;
支持手拉手RS-232控制、软件控制、手动控制,可分组或统一控制上升、暂停、下降等状态;
面板具备上升、暂停、下降独立控制按键,支持自动仰角15°,保证最佳观看视角与触控角度;
支持任何多媒体会议终端播放的视频文件同步到其它会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示;
支持会议签到、投票表决、交互式电子白板、文件标注、会议交流、会议服务、会议通知等功能;
支持会议文件智能推送功能,后台文件按会议进程自动按权限推送到前端会议终端;
支持文件推送权限设定,无权显示的会议终端自动屏蔽该文件显示;兼容常用办公软件与文件格式;
支持PPT文件自定义动态播放,保证PPT播放特效,支持任何会议终端一键同屏显示功能;
具备异步浏览功能,支持任何有权限会议终端一键切换远端或本地终端画面完成信号自由交互;
支持跟踪主讲功能,处在异步浏览状态的会议终端支持一键同步到主讲此时的文件与视频画面;
支持外部信号同屏到所有会议终端并同步显示,包括视频信号、电脑信号、DVD碟机信号等;
具备单主席或多主席功能,主席有控制会议进程与信号切换,发起投票表决、启动会议议题、选择广播信号源、强制同屏、结束同屏、结束会议等功能;
支持PC机Windows操作界面并实时广播到其它会议终端与同屏到大屏或只同屏到大屏显示;
同屏广播时同步延迟时间小于0.5秒,保证会场同步效果;
支持外置U盘内任何文件一键广播到其他会议终端与大屏幕;
具有电源保护功能,具备USB升级接口,支持文档资料导入导出;
包含15.6英寸、18英寸、19英寸等屏幕尺寸,可根据客户需求及功能定制;


四、系统功能 
1、会前准备:
会议概况:设置会议基本信息
与会者设置:编辑参会人员列表详细信息
文件分发:上传会议文件,并为文件和文件分类定义权限
投票设置:管理会议投票
首页编辑:编辑开机欢迎界面
人名屏编辑:编辑外侧屏的显示内容(只适用于双面屏产品)
视频管理:配置视频直播、点播
会议档案:控制会议过程中的录制选项
2、会中功能:
会议签到:参会人员电子签到管理及状态查询
参会人员:显示参会人员的列表详细信息
会议文件:显示并打开管理员分发的会议文件
同步现场:支持打开文档并同步共享演示文档、批注文档、观看同步演示
会议记录:会议过程随手笔记
电子白板:可在模拟白板上进行手写演示,使会议变得形象生动
交流提示:支持与会者之间实时交流
网页浏览:浏览internet网
个人资料:可以导入本地私有文件
会议投票:提供会议现场的投票表决功能
视频服务:播放视频文件、直播源
PC模式:把无纸化终端作为普通PC电脑使用,并支持全屏共享电脑
主持功能:主席机特有,包括界面强切、投票控制等功能
中控功能:支持统一升降控制、统一关机。也可操作接入中控的设备
文件推送:可以把文件推送给任意参会人员
3、会后归档:(会议归档 会议过程文件打包备案保存)
4、附加增强版功能:外接电脑演示支持
支持外接PC电脑:
外接PC电脑可以共享桌面到每个无纸化终端
外接PC电脑可以共享桌面到投影仪
只需外接电脑连入无纸化系统的局域网并运行配套的绿色软件即可。


五、特殊功能
管理与设置:无纸化会议系统管理端拥有丰富的管理与设置功能,包括设备管理、座位编辑、考勤管理与背景设置等功能。分别对会议室座位、终端设备及会议考勤等进行管理与设置
设备管理:可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址,编辑席位编号、添加或删除席位等。
座位编辑:用于管理会议室参会者的席位排布,与会者名称等信息。
考勤管理:可以实时查看全体参会者出席情况,能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。
资料管理:会议资料可以进行分级管理,会议助理使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限。参会者可自由查看、标注有权限的文档资料。
背景设置:会议助理可以选择会议室背景,也可以自定义新的模板,设置后,统一将背景发送给全体参会者。
资料阅读:参会者可以对现有文档进行查阅,查阅过程中可以做同步的手写批注。主讲人将本地操作同步全体人员时,全体参会者可以选择同步观看会议文件演示,也可以在观看的同时,自主查看其他会议资料。(主要包括常用的word、PPT等文档)
会议议程:会议助理可以在管理端编辑会议议程,并发布会议议程,发布会议议程后,全体参会者都可以在本地Pad查看会议议程的具体内容;会议助理也可以将会议议程切换到大屏幕,全体参会者无需自己动手操作,即可看到大屏幕的会议议程全部内容。
会议投票:需要全体参会者参与意见表决时,会议助理在管理端可以直接发起投票,投票内容均为选择题,由会议助理统一编辑投票内容和选项,参会者选择具体选项即可,无需输入汉字。会议助理编辑好后可以发送至参会者终端,大家各自使用终端投票;也可以将投票内容和选项显示至大屏,进行现场投票。投票结束后,会议助理可以将投票结果进行保存,也可以将投票结果显示至大屏幕,让全体人员查看投票结果。
便捷的信息传送:会议过程中会议助理可以通过“发送消息”功能,向全体人员或者某位参会者发送消息,参会者收到消息后,可以选择回复消息。比如开会时,有紧急事件需要领导马上处理,此时,会议助理可以单独向领导发送消息,既不影响会议正常进行,领导又可以及时处理紧急事件。
会议存档:支持会议内容存档,包括会议中使用的会议文件存档、会议结论存档、文件标注存档等,同时,会议助理可在会议结束后对保存的存档内容进行管理。

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